Spoedwet elektronisch vergaderen: wetsvoorstel Tijdelijke wet COVID-19 (1)

Gisteren (8 april) is het wetsvoorstel ‘Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ (hierna: het ‘Wetsvoorstel’) ingediend bij de Tweede Kamer. Het Wetsvoorstel betreft een verzameling van spoedwetgeving en heeft als doel de continuïteit van het rechtsverkeer te waarborgen door bepaalde maatregelen mogelijk te maken die noodzakelijk zijn in verband met de COVID-19 (hierna: corona) uitbraak. In dit artikel wordt ingegaan op de voorgestelde wetswijzigingen die verband houden met algemene vergaderingen van verenigingen (daaronder mede begrepen coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen), naamloze vennootschappen (NV’s) en besloten vennootschappen (BV’s). Eerder schreven wij al over de nu geldende wettelijke regelingen over het houden van algemene vergaderingen in tijden van de coronacrisis. U kunt onze eerdere artikelen hier terugvinden.

Elektronisch vergaderen

Op dit moment geldt, zowel voor verenigingen als voor NV’s en BV’s, dat elektronisch stemmen in een algemene vergadering slechts toegestaan indien de statuten in deze mogelijkheid voorzien en dat het houden van een fysieke algemene vergadering vereist is. Het houden van een volledig elektronische vergadering is daarom op dit moment niet mogelijk. Met het Wetsvoorstel wordt beoogd hier verandering in te brengen. Zo maakt het Wetsvoorstel het allereerst mogelijk dat, indien de statuten niet in de mogelijkheid tot elektronisch stemmen voorzien, het bestuur kan bepalen dat het stemrecht kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel. Een statutenwijziging is hiervoor niet vereist. Daarnaast wordt in het Wetsvoorstel voorgesteld dat het bestuur moet kunnen bepalen dat vergadergerechtigden géén toegang hebben tot de algemene vergadering. Hiermee wordt het vereiste van het houden van een fysieke vergadering (tijdelijk) verlaten. Aan het ontzeggen van toegang tot de algemene vergadering worden twee voorwaarden verbonden:

1. de algemene vergadering moet langs elektronische weg voor vergadergerechtigden te volgen zijn; en
2. vergadergerechtigden moeten tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Tijdens de algemene vergadering moeten deze vragen, al dan niet thematisch, beantwoord worden. De antwoorden op deze vragen moeten tevens op de website van de rechtspersoon geplaatst worden of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt voor vergadergerechtigden. Daarnaast dient het bestuur zich ervoor in te spannen dat vergadergerechtigden tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins schriftelijk vragen kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd.

Mocht een verbinding tijdens de vergadering niet goed werken of mocht een vergadergerechtigde door andere redenen niet goed deel kunnen nemen aan de vergadering, dan heeft dit geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van besluiten die tijdens de vergadering genomen worden. Volgens het Wetsvoorstel krijgt het bestuur de bevoegdheid om te bepalen dat stemmen, die voorafgaand aan de algemene vergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, worden gelijkgesteld met stemmen die tijdens de vergadering worden uitgebracht. Als het bestuur gebruik maakt van de bevoegdheid om de algemene vergadering volledig elektronisch te houden, dan moet dit bij de oproeping worden vermeld. Als de oproeping van een algemene vergadering al heeft plaatsgevonden op het moment dat de nieuwe wet overeenkomstig dit voorstel inwerking treedt, dan kan het bestuur dit tot uiterlijk 48 uur voorafgaand aan de algemene vergadering kenbaar maken aan vergadergerechtigden op dezelfde wijze als de oproeping. Als de wijze van vergadering na oproeping wijzigt, dan zou de vennootschap aandeelhouders die het voornemen hadden om fysiek aanwezig te zijn, zo goed mogelijk moeten faciliteren om langs elektronische weg deel te nemen en te stemmen.

Uitstel algemene vergadering

Naast de mogelijkheid om een algemene vergadering volledig elektronisch te houden, bevat het Wetsvoorstel een mogelijkheid voor het bestuur van een vereniging, NV of BV om (1) een termijn voor het houden van een algemene vergadering te verlengen met ten hoogste vier maanden en (2) de termijn voor het opstellen van de jaarrekening te verlengen met ten hoogste vier maanden (in geval van verenigingen) dan wel vijf maanden (in geval van NV’s en BV’s). Dit maakt het mogelijk dat de algemene vergadering waarin de jaarrekening wordt vastgesteld wordt uitgesteld, zonder dat daarvoor een besluit van de algemene vergadering nodig is.

Niet (tijdig) publiceren door coronacrisis

In beginsel vormt het niet (tijdig) deponeren van een vastgestelde jaarrekening een wettelijk bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in faillissement. Het Wetsvoorstel bevat een bepaling op grond waarvan het niet tijdig deponeren van de jaarrekening als gevolg van een uitstel van een algemene vergadering of door andere oorzaken die het gevolg zijn van het corona virus niet wordt aangemerkt als bewijsvermoeden. Het bestuur dient dan aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het corona virus.

Stichtingen

Het Wetsvoorstel besteedt nagenoeg geen aandacht aan stichtingen. De reden daarvoor wordt in de Memorie van Toelichting bij het Wetsvoorstel vermeld: de stichting kent geen leden of aandeelhouders. Toch zien we in de praktijk vaak dat een stichting een orgaan kent dat bestaat uit deelnemers of aangeslotenen (dan wel andere belanghebbenden), welk orgaan vergelijkbaar is met een algemene vergadering. Voor dergelijke stichtingen biedt het Wetsvoorstel nu geen oplossing voor de vergaderingen van dergelijke belanghebbenden. Mogelijk wordt het Wetsvoorstel op dit punt nog aangepast.

Tijdelijk

De hiervoor genoemde wetswijzigingen zijn tijdelijk van aard. Voorgesteld is om de wetswijzigingen ten aanzien van de algemene vergadering te laten gelden vanaf 23 maart 2020 tot en met 1 september 2020. De regeling met betrekking tot het bewijsvermoeden zal langer gelden en zal vervallen op 1 september 2023. ----- Wilt u op de hoogte blijven van ontwikkelingen op dit gebied? Geef dit dan hier door. ----- Links naar andere artikelen over dit onderwerp: 25 maart - 9 april - 10 april