Behoeftespecificatie en ontwerp bij de nieuwbouw van logistiek vastgoed

Bij nieuw te bouwen logistieke panden spelen behoeftespecificatie en het ontwerp van het pand een centrale rol. Bij het ontwerp voor dit soort panden gaat het niet alleen om het casco, maar vooral ook om de ‘material handling’ systemen waarmee het pand wordt ingericht en die belangrijk zijn voor de operationele activiteiten.

De opdrachtgever geeft in het ontwerp aan wat hij gerealiseerd wenst te zien en aan de hand van het ontwerp zal de aannemer aan de slag gaan. Dat is voor het casco doorgaans niet heel spannend en zal voor een deel worden bepaald door de locatie, de aanrijroutes en de activiteiten van het bedrijf dat daar zal worden gehuisvest, enz.

De opdrachtgever voor de bouw van het logistieke pand zal voor de keuze staan of het volledige ontwerp aan de aannemer wordt verstrekt (bijv. aan de hand van een bestek en tekeningen) of dat de behoeftes voor het te bouwen logistieke pand (nagenoeg) functioneel zullen worden gespecificeerd. In dit laatste geval zal de aannemer (een deel van) het pand ontwerpen en vervolgens op grond van dat ontwerp tot realisatie over gaan.

Wat bepaalt de keuze voor het een of het ander?

Er zijn verschillende mogelijkheden als het gaat om behoeftespecificatie en ontwerp. Ik bespreek hieronder drie mogelijkheden.

Optie 1: Opdrachtgever levert alleen het ontwerp voor het casco aan

De opdrachtgever kan ervoor kiezen om alleen het casco van het nieuw te bouwen logistieke pand te (laten) ontwerpen en om het ontwerp en de installatie van het material handling systeem aan een gespecialiseerde aannemer over te laten aan de hand van de dimensies van het casco en de functionele specificaties (ten aanzien van de operationele behoeften van de opdrachtgever).

In die situatie ligt het voor de hand om voor het casco een aannemingsovereenkomst te sluiten met toepassing van de UAV 2012, aangezien het ontwerp al voorhanden is. Voor (uitsluitend) het material handling systeem kan vervolgens worden gekozen voor een overeenkomst met toepassing van de UAV-GC 2005 of een op maat gemaakte design & build overeenkomst.

De meeste aannemers die zich bezig houden met (het ontwerp en) de installatie van material handling systemen zijn hierin gespecialiseerd en verzorgen dan ook liever zelf het ontwerp aan de hand van de vraagspecificatie van de opdrachtgever. In dit voorbeeld zijn dus twee verschillende aannemers betrokken: een voor het casco en een voor het material handling systeem. De aannemer voor het material handling systeem zal pas kunnen aanvangen wanneer het casco (nagenoeg) gereed is.

Het is daarom verstandig om bij contractvorming aandacht te besteden aan zaken als vervroegde ingebruikneming door de opdrachtgever en de gevolgen daarvan, de coördinatie van het werk en de gevolgen van een eventuele vertraging die door de casco aannemer wordt veroorzaakt op de aanvang van de werkzaamheden voor het material handling systeem.

Bij toepassing van deze optie is de opdrachtgever in beginsel aansprakelijk voor fouten in het ontwerp voor het casco en voor fouten in de vraagspecificatie ten aanzien van het material handling systeem. De aannemer is op zijn beurt in beginsel aansprakelijk voor fouten in de uitvoering van het casco en voor fouten bij het ontwerpen en installeren van het material handing systeem (die niet te herleiden zijn tot de vraagspecificatie).

Optie 2: Opdrachtgever levert het volledige ontwerp aan

Indien het een opdrachtgever betreft die meerdere keren hetzelfde logistieke pand laat bouwen, dan zal hoogstwaarschijnlijk het volledig ontwerp voor zowel het casco als het material handling systeem beschikbaar zijn (als ‘proven concept’). In dat geval zal de opdrachtgever het volledige ontwerp voor zowel het casco als het material handling systeem aan een aannemer kunnen verstrekken op basis van een overeenkomst met toepassing van de UAV-GC 2005 of een op maat gemaakte design & build overeenkomst voor het gehele project. In dit voorbeeld is er maar één aannemer betrokken. Dat maakt de realisatie van het logistieke pand overzichtelijker voor de betrokken partijen.

Bij toepassing van deze optie is de opdrachtgever in beginsel aansprakelijk voor fouten in het ontwerp. De aannemer is op zijn beurt in beginsel aansprakelijk voor uitvoeringsfouten.

Optie 3: Opdrachtgever verstrekt alleen de functionele specificaties

Een derde mogelijkheid is dat de opdrachtgever uitsluitend de behoeften specificeert voor het gehele project, waarna een aannemer (of een combinatie van aannemers) over gaat(/gaan) tot realisatie op grond van een overeenkomst met toepassing van de UAV-GC 2005 of een op maat gemaakte design & build overeenkomst. Ook in dit voorbeeld is er in de regel één aannemer betrokken. De opdrachtgever heeft één aanspreekpunt en de ontwerpverantwoordelijkheid ligt – uitzonderingen daargelaten – bij de aannemer. Bij toepassing van deze optie is de opdrachtgever in beginsel alleen aansprakelijk voor fouten in de vraagspecificatie. De aannemer is op zijn beurt in beginsel aansprakelijk voor fouten in het ontwerp en de uitvoering van het casco en voor fouten bij het ontwerpen en installeren van het material handing systeem (die niet te herleiden zijn tot de vraagspecificatie).

Key takeaways

Er is geen goede of slechte optie bij het maken van een keuze uit de hiervoor omschreven opties. De keuze wordt onder meer bepaald door een aantal factoren zoals het voorhanden zijn van een (volledig) ontwerp, de mate van specialisatie van de geselecteerde aannemer, de mate van betrokkenheid die de opdrachtgever wenst te hebben tijdens de realisatie van het project, maar ook het risicoprofiel dat de opdrachtgever wil hebben.

Wanneer eenmaal een bepaalde keuze is gemaakt, is het cruciaal dat er voor een contracttype wordt gekozen dat daarop aansluit (aan de hand van bestaande algemene voorwaarden of maatwerk), dat de afspraken nauwkeurig en volledig op papier worden gezet en dat partijen tijdens de uitvoering van het project daar ook naar handelen.

Als u vragen heeft over de realisatie van logistiek vastgoed op een bepaalde locatie, neem dan gerust contact op met Jacob Henriquez, partner Bouw & Vastgoed bij Ploum (j.henriquez@ploum.nl / 06 12 10 13 68).

Meer over logistiek vastgoed? 

• Politieke voorkeur voor “brownfields” bij de ontwikkeling van logistiek vastgoed
• Het gebruik van triple net huurovereenkomsten voor logistiek vastgoed en bij sale and leaseback-transacties