Waarmee moet u als ondernemer en als organisator van een evenement rekening houden?

De juridische gevolgen van het Coronavirus voor ondernemers en organisatoren: de belangrijkste vragen en antwoorden op een rij

Het coronavirus heeft grote impact op het Nederlandse bedrijfsleven. Inmiddels zijn diverse evenementen afgelast en ondervinden veel bedrijven hinder van de gevolgen van de vergaande maatregelen die de Nederlandse overheid heeft ingesteld. Waarmee moet u als ondernemer en als organisator van een evenement rekening houden? En, wat zijn uw rechten en plichten?

Welke rechten en plichten heb ik als organisator van een evenement?

Op dit moment (16 maart 2020) is er in Nederland nog geen landelijk advies vanuit de overheid of een coördinerende instantie (zoals het RIVM) om alle evenementen in Nederland niet door te laten gaan. Slechts ten aanzien van bijeenkomsten met meer dan 100 bezoekers geldt dat deze geen doorgang mogen vinden, en dat – vooralsnog – gedurende een beperkte periode (tot en met 6 april). Dit geeft een grote mate van onzekerheid voor evenementen waar minder dan 100 personen verwacht worden of evenementen na 6 april. Niet alleen is onduidelijk of het evenement doorgang kan vinden, maar de voorbereiding ervan is in veel gevallen ook belemmerd (door zieke werknemers, leveranciers of contractanten die niet meer kunnen of willen leveren, locaties die niet bereikbaar zijn, etc.). Bij evenementen als internationale congressen spelen daarbij ook de beperkende maatregelen ten aanzien van internationaal reisverkeer een belangrijke rol. Laat u het evenement doorgaan, dan is het de vraag of bezoekers wel komen, of leveranciers en contractanten wel willen of kunnen nakomen en of de overheid niet alsnog het evenement verbiedt. Bovendien is de vraag of u niet aansprakelijk bent wanneer bezoekers of uw eigen werknemers – aantoonbaar – besmet raken op dat evenement. Maar indien u het evenement afgelast, dient u dan rekening te houden met schadeclaims van leveranciers, contractanten, sponsoren of bezoekers? En wie draagt de kosten die al gemaakt zijn in het kader van de voorbereiding?

Een evenement afgelasten: een tekortkoming of overmacht?

Van overmacht is sprake wanneer het niet nakomen van contractuele verplichtingen niet-toerekenbaar is. Of u als organisator van een evenement tegenover uw contractspartijen een beroep kunt doen op overmacht hangt in de eerste plaats af van de voorwaarden die zijn neergelegd in het contract of in de van toepassing zijnde algemene voorwaarden. Soms staat daarin dat in geval van bepaalde omstandigheden helemaal geen verplichting tot nakomen bestaat. Dan is er, wanneer die omstandigheden zich voordoen, dus ook geen sprake van een tekortkoming (wanprestatie) en hoeft ook niet beoordeeld te worden of sprake is van overmacht. In de meeste contracten zijn uitzonderlijke omstandigheden echter benoemd als gronden voor een beroep op overmacht (“force majeure”). In geval van overmacht is er dus wel een tekortkoming, alleen is deze niet-toerekenbaar. De overmachtsbepaling in een contract kan zijn vormgegeven als louter een definitiebepaling en verder aansluiten bij de wettelijke regeling (het belangrijkste gevolg is dan dat de partij die een beroep kan doen op overmacht geen schadevergoeding verschuldigd raakt). Het contract kan echter ook expliciet regelen wat de gevolgen zijn. Zo kunnen contractuele verplichtingen mogelijk worden opgeschort en kan het recht ontstaan om de overeenkomst te beëindigen dan wel om (beperkt) schade vergoed te krijgen. In het uiterste geval kan in een contract een beroep op overmacht worden uitgesloten. Meestal zijn overmachtsclausules vormgegeven als definitiebepalingen, waarbij het dan voor de uitbraak van Covid-19 aankomt op de vraag of het uitbreken van een epidemie wel of niet benoemd is als een omstandigheid die een beroep op overmacht rechtvaardigt. Indien er in het contract niets is geregeld over overmacht, of indien u te maken heeft met claims van derden die volledig buiten een contract om gaan (derden zouden u onder omstandigheden kunnen aanspraken op grond van een onrechtmatige daad; zo kan een wanprestatie jegens een contractspartij onder omstandigheden een onrechtmatige daad jegens een derde opleveren), dient te worden aangesloten bij de wettelijke bepalingen. Het maakt daarbij verschil of u vanuit overheidswege niet kunt nakomen of dat u het initiatief daartoe zelf neemt. Als nakoming vanuit overheidswege niet mogelijk is, bijvoorbeeld vanwege een uitgevaardigd verbod, zal een beroep op overmacht in de regel gerechtvaardigd zijn. Dit kan anders zijn als de betreffende overheidsmaatregel tijdens het aangaan van de overeenkomst al te voorzien was. Voorzienbaar wil in dit kader zeggen: waarschijnlijk. Op dit moment is dit een lastig punt om te beoordelen: de Minister-President heeft aangegeven dat de gevolgen van de uitbraak van Covid-19 misschien nog wel maanden voelbaar zullen zijn, maar tegelijkertijd is er geen overheidsmaatregel die zich over enkele maanden uitstrekt. Hoe waarschijnlijk is het dan dat overheidsmaatregelen getroffen zullen worden voor de periode na 6 april? Verder is van belang of alternatieve manieren van nakoming zijn onderzocht en of die alternatieven redelijkerwijs mogelijk waren.

Aansprakelijkheid voor gezondheidsschade van bezoekers of werknemers?

Indien u als organisator overweegt om een evenement toch doorgang te laten vinden, dient u goed stil te staan bij de vraag in hoeverre u aansprakelijkheidsrisico’s loopt. Het kan immers best gebeuren dat betrokkenen bij het evenement besmet raken met het virus. Dat leidt niet alleen tot gezondheidsschade, maar ook tot economische schade. Hoe moet beoordeeld worden of de organisator van het evenement aansprakelijk is? Als uitgangspunt geldt daarbij dat men een ander niet mag blootstellen aan een groter gevaar dan onder de gegeven omstandigheden maatschappelijk verantwoord is. Ook het nalaten van het treffen van adequate maatregelen tegen voorkoming van (letsel)schade of het niet waarschuwen tegen gezondheidsgevaren kan leiden tot aansprakelijkheid. Of een plicht tot het nemen van maatregelen of waarschuwen tegen gevaren bestaat, en in welke mate, hangt onder meer af van de ernst van de te verwachten schade, de grootte van de kans dat de schade intreedt, de bezwaarlijkheid van voorzorgsmaatregelen, de aard en nut van de gedraging en de mate van onoplettendheid van anderen. Dit is voor de individuele organisator van een evenement lastig te beoordelen. Daarnaast heeft de organisator als werkgever ten opzichte van personeel een bijzondere zorgplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving en dient u als organisator ook met die belangen rekening te houden. U dient zodoende een zeer zorgvuldige afweging te maken.

Ben ik als ondernemer of organisator verzekerd onder een verzekering?

Indien u geen geslaagd beroep kan doen op overmacht of indien u op andere wijze schade lijdt (bijvoorbeeld omdat een van uw contractspartijen niet nakomt), kan een verzekering mogelijk uitkomst bieden. Meerdere verzekeringstypen kunnen relevant zijn voor ondernemers: een aansprakelijkheidsverzekering, een annuleringsverzekering, een evenementenverzekering, een bedrijfsschadeverzekering of een kredietverzekering. Of een verzekering dekking biedt voor de gevolgen van Covid-19, is afhankelijk van de geldende polisbepalingen. Daarom moet u onder meer nagaan:

• wat is het verzekerd evenement zoals omschreven in het polisblad en/of de polisvoorwaarden? Is overheidsingrijpen een vereiste? Is schade door een (besmettelijke) ziekte van dekking uitgesloten?
• wat is de verzekerde som, gelden wellicht bijzondere sublimieten, en wat is uw eigen risico?
• welke schade en kosten zijn gedekt in geval van een verzekerd evenement?

Daarnaast gelden voor u als verzekerde verplichtingen waar u zich goed aan moet houden. U dient tijdig het zich voordoen van een verzekerd evenement te melden bij uw verzekeraar of tussenpersoon (en vaak moet u al melding doen van de mogelijkheid dat een verzekerd evenement zich zal voordoen). U moet de verzekeraar op de hoogte houden, volledig informeren, en uw medewerking verlenen. En tenslotte mag u niets doen dat de belangen van de verzekeraar zou kunnen schaden, zoals aansprakelijkheid erkennen wanneer niet heel zeker is dat u aansprakelijk bent. Houd u er rekening mee dat sommige verzekeraars nu overspoeld worden met meldingen van (mogelijk) verzekerde evenementen. Het kan best zijn dat de verzekeraar niet zo snel reageert als u zou willen. In de tussentijd dient u te zorgen dat u de schadebeperkende maatregelen neemt die in redelijkheid van u verwacht mogen worden. Verder adviseren wij u om uw kosten en schade van meet af aan goed de administreren en inzichtelijk te maken.

Helpdesk

Heeft u vragen over of u een beroep kunt doen op overmacht en uw rechten en plichten als ondernemer/organisator als gevolg van Covid-19? Dan verwijzen wij u graag naar onze helpdesk.