Wat kan de ondernemingsraad met artificial intelligence?

Wat bedoelen we met AI?

Artificial intelligence (AI) is technologie die patronen in data herkent en op basis daarvan beslissingen neemt. Dit gebeurt met algoritmes die zichzelf kunnen aanpassen en verbeteren. Bedrijven passen AI op verschillende manieren toe: denk aan chatbots die veelgestelde vragen afhandelen voor de klantenservice, software die voorraadbeheer optimaliseert in de logistiek, of een systeem met beeldherkenning dat gebruikt kan worden voor kwaliteitscontrole in de productie. Andere bekende voorbeelden zijn de inzet van tekst genererende tools als ChatGPT of CoPilot voor het schrijven van e-mails, rapporten of verslagen van vergaderingen. AI kan processen versnellen en automatiseren, maar roept ook vragen op over kosten, afhankelijkheid, privacy en de juiste inzet binnen een organisatie.

AI en de ondernemingsraad: bespaar tijd, maar let op geheimhouding

Wat kan de ondernemingsraad met AI? Allereerst kan AI een mooie kans zijn voor het dagelijkse werk van de ondernemingsraadleden. Zoekt de OR nieuwe kandidaten voor de aankomende OR-verkiezingen, of moet het personeel geïnformeerd worden met een nieuwsbrief? Met AI is zo een opzet gemaakt voor een wervende en aansprekende tekst, en vertalen naar een andere taal is ook geen probleem. Dat kan veel tijd besparen.

Ook als het gaat om adviesaanvragen en instemmingsverzoeken kan AI een nuttige tool zijn voor zowel bestuurder als OR. AI kan ondersteunen bij het opstellen van bijvoorbeeld een adviesaanvraag, óf juist bij het analyseren van de adviesaanvraag en de belangrijkste aandachtspunten daarin. Ook als de OR stukken ontvangt op grond van zijn informatierecht, kan AI helpen om de informatie te doorgronden.

Maar let op: de OR heeft op grond van artikel 20 WOR een geheimhoudingsplicht. Die kan expliciet worden opgelegd voor bepaalde informatie, maar geldt ook voor bedrijfsgeheimen én alle informatie waarvan de OR begrijpt of moet begrijpen dat die vertrouwelijk is. Ondernemer en OR doen er goed aan om afspraken te maken over de inzet van AI in combinatie met de geheimhoudingsplicht. Het is immers niet de bedoeling dat er bedrijfsgeheimen of bijzondere persoonsgegevens worden geüpload in een AI-tool, waarvan niet duidelijk is wat er met die informatie gebeurt.

Adviesrecht en instemmingsrecht over AI

Heeft de OR ook nog iets te zeggen over de inzet van AI binnen de organisatie? Dat kan zeker het geval zijn. Wij noemen een paar voorbeelden.

• Belangrijke technologische voorziening: de invoering of wijziging van een ‘belangrijke technologische voorziening’ in de organisatie is adviesplichtig. Het woord ‘belangrijk’ betekent dat het moet gaan om een niet-alledaags besluit. Als een organisatie bijvoorbeeld besluit om bepaalde taken niet meer handmatig uit te voeren, maar te automatiseren met behulp van AI, kan de OR adviesrecht hebben.
• Belangrijke organisatiewijziging: het voorgaande kan ook betekenen dat er een adviesplichtige organisatiewijziging plaatsvindt. Als er afscheid moet worden genomen van medewerkers omdat hun werkzaamheden zijn geautomatiseerd, en/of er nieuwe functies terugkomen in verband met de automatisering, kan er sprake zijn van een belangrijke organisatiewijziging.
• Adviesopdracht aan deskundige: een adviesrecht dat vaak wordt vergeten, is de opdracht aan een externe deskundige om te adviseren over een onderwerp dat volgens de WOR adviesplichtig is. De adviesopdracht en keuze van de adviseur moeten eerst worden voorgelegd aan de OR. Voor de OR kan interessant zijn om te onderzoeken of de externe deskundige met AI werkt, bijvoorbeeld om een advies over een reorganisatie uit te brengen.
• Monitoring van personeel: als de organisatie een AI-tool wil inzetten die gebruikt kan worden om het gedrag, de aanwezigheid of de prestaties van medewerkers te controleren of waar te nemen, is dat instemmingsplichtig. Daarbij is niet van belang of de organisatie echt tot doel heeft om personeel te controleren: de mogelijkheid daartoe is al voldoende. Bescherming van de persoonsgegevens van de medewerkers kan hierbij voor de OR een belangrijk aspect zijn.
• Personeelsopleiding: ook regelingen op het gebied van personeelsopleiding zijn instemmingsplichtig. De AI Act bevat regels voor organisaties die met AI werken: zo moeten zij zorgen dat hun medewerkers ‘AI-geletterd’ zijn. Als de organisatie hiervoor een nieuw scholingsbeleid opstelt, kan dat instemmingsplichtig zijn.
  
  Kortom, er zijn genoeg onderwerpen te bedenken waar AI een rol bij kan spelen, en de OR zijn invloed kan uitoefenen op de besluitvorming. En gaat het wat de OR betreft niet snel genoeg? Dan kan hij zelf voorstellen doen op grond van zijn initiatiefrecht.

Meer weten over medezeggenschap?

Bekijk dan onze andere blogs over medezeggenschap en de OR. U kunt zich ook inschrijven voor onze nieuwsbrief. Of neem contact op voor een cursus of workshop medezeggenschap op maat!

Bent u OR-lid, bestuurder, HR-professional of legal counsel en hebt u vragen over medezeggenschap? Neem dan contact op met onze specialisten uit het team Arbeidsrecht. We denken graag met u mee!